Für die Förderfähigkeit muss gewährleistet werden, dass es sich um durchgängige Bildungsveranstaltungen mit entsprechendem Programm unter fachkundiger Leitung und in eigener pädagogischer Verantwortung des jeweiligen Weiterbildungsträgers handelt.
Das Programm muss durchschnittlich sechs Unterrichtsstunden pro Werktag ausweisen, wobei thematische Einheiten (z.B. Vorträge, Begegnungen) sowie qualifiziert geführte Besichtigungen mitgerechnet werden, nicht aber Reisezeiten, Pausen, Zeiten zur freien Verfügung oder zur individuellen Besichtigung von Sehenswürdigkeiten.
An- und Abreisetag und überwiegende Reisetage während der Fahrt sowie Samstage, Sonntage, Feiertage können bei der Berechnung ausgenommen werden. Als zeitliche Obergrenze gelten vierzehn Tage.
Eine Studienreise wird als längerfristige Maßnahme mit internatsmäßiger Unterbringung abgerechnet, wenn der Anteil der Bildungsarbeit an der Veranstaltung im Durchschnitt mindestens sechs Unterrichtstunden pro Tag umfasst.
Studienreisen mit einem Anteil der Bildungsarbeit von im Durchschnitt weniger als sechs Unterrichtsstunden pro Tag werden als längerfristige Maßnahmen ohne internatsmäßige Unterbringung berechnet.
Wichtig ist ferner, dass bereits in der Veröffentlichung die Thematik und die Bildungsziele der Studienfahrt klar herausgestellt werden. Die bloße Angabe eines Ziellandes und der touristischen Stationen genügt nicht. Das vor Beginn der Maßnahme fertiggestellte Programm mit den einzelnen Themeneinheiten muss dem Veranstaltungsnachweis beigefügt werden.
