Der Begriff des organisierten Lernens impliziert, dass es sich um eine gemeinschaftliche Angelegenheit von mehreren Personen handelt. Die Richtlinien legen fest, dass bei förderfähigen Veranstaltungen die Zahl der Teilnehmenden acht Personen nicht unterschreiten soll.
Diese Soll-Vorschrift lässt allerdings Ausnahmen in begründeten Fällen zu, z.B.:
- Eine Veranstaltung wird von einer Einrichtung in einem dünn besiedelten Gebiet durchgeführt und die Interessierten haben kein alternatives Angebot.
- Die räumlichen Voraussetzungen bzw. die Ausstattung mit Geräten lassen eine Teilnehmendenzahl von acht nicht zu. Diese Ausnahme kann nur vorübergehend geltend gemacht werden. Auf Dauer sind die Voraussetzungen für acht Teilnehmende zu schaffen.
- Die Mindestteilnahmezahl in einem Fortführungs- oder Aufbaukurs wird nicht mehr erreicht. Dieser Kurs ist jedoch Teil einer längerfristig geplanten und/oder abschlussbezogenen Maßnahme (Prüfung).
- In einer pädagogisch innovativen Maßnahme von allgemeinem Interesse wird die erforderliche Teilnahmezahl nicht erreicht.
Praktisch bedeutet dies: Sind auf einem Veranstaltungsnachweis nur fünf bis sieben Teilnehmende eingetragen, muss dies mit einer entsprechenden Erläuterung begründet werden.
Eine Ausnahmeregel gilt zur Zeit (Stand 2019) für Maßnahmen zur Alphabetisierung. Hier können Veranstaltungen generell ab fünf Teilnehmenden abgerechnet werden.
Bei Kursen, Seminaren und ähnlichen, längerfristigen Veranstaltungen ab acht Unterrichtsstunden zählen die Teilnehmenden, die sich verbindlich angemeldet haben bzw. bei Veranstaltungsbeginn anwesend waren; hier sind Teil-nahmelisten erforderlich.
Darüber hinaus gibt es eine generelle Obergrenze bei den Teilnehmenden, nämlich sechzig. Falls höhere Teilnahmezahlen erreicht werden, können diese Maßnahmen auch gefördert werden. Es werden jedoch nur sechzig Teilnehmende berücksichtigt.
